SparkLogo

Newsroom

#teambeoordeling #feedback #garansys

Beoordelen in zelforganiserende teams: mijn ervaring

Image

Toch wel spannend eigenlijk’, schoot door me heen bij de start van onze teambeoordeling. En dat is het ook. Sinds twee jaar geven we elkaar feedback en beoordelen we elkaar binnen Garansys in teamverband. Mijn persoonlijke ervaring wil ik hier graag delen. Omdat het interessant is en ik ervan overtuigd ben dat mensen in staat zijn elkaar te verrijken.

Evenvooraf cijfers geven
De avond ervoor heb ik aan de hand van een invuloefening mijn collega’s cijfers gegeven voor hun competenties, op een schaal van 1 tot 7. Comfortabel op de bank, laptop op schoot en koffie bij de hand: “even dat lijstje invullen voor morgen”. Dat werd dus nachtwerk. Op basis van een primair gevoel kon ik best cijfers uitdelen. Maar waarom gaf ik die 6? Die argumentatie bleek een stuk moeilijker dan het cijfer. Wat mij hielp is om mijzelf, los van de specifieke competenties, de volgende vragen te stellen:

  • Wat proef ik bij die collega als het gaat om samenwerken, ambitie etc.? En waar heb ik het in gedrag en effect gezien?
  • Waarom bewonder ik die collega (want ja, dat doe ik); welke bijvoeglijke naamwoorden komen als eerste bij me op?
  • Wanneer irriteert hij/zij mij en waarom eigenlijk? (denkend aan de laatste discussie die we hadden)
  • Waarom is hij/zij van toegevoegde waarde voor onze organisatie?
  • Als ik die persoon mag verrijken: wat zou ik dan geven?

Met deze vragen daagde ik mijzelf uit tot concreetheid, want het is het best makkelijk om in algemeenheden te blijven (‘we werken zo prettig samen’) en wat cijfers betreft te kiezen voor die 4 of 6, zo lekker in het midden van de cijferschaal. Nee, wat vind ik nu echt vanuit mijn perspectief. Want subjectief blijft het natuurlijk, je neemt altijd je eigen persoonlijkheid mee in de feedback en dat is ook prima. Bij één collega heb ik mijn initiële cijfer van een 5 opgehoogd naar een 7 toen ik me realiseerde dat hij gewoon supergoed is in zijn vak, ondanks die ‘verbeterpuntjes’. Een laag cijfer heb ik ook gegeven, dan wordt de argumentatie nog belangrijker want dat zijn ingrediënten waar je collega hopelijk wat mee kan.

Het gesprek
En daar zit je dan met z’n vijven (inclusief de procesbegeleider) op een dinsdagmiddag. Het is erg prettig als in het begin voor iedereen helder wordt dat we elkaar met dit gesprek beter en sterker willen maken. In overleg met de procesbegeleider kozen we voor een aanpak per persoon. Ik vond het zelf het makkelijkst om eerst het cijfer te geven en dan de motivatie. Het gaat natuurlijk niet om dat cijfer maar om het open gesprek. Feedback krijgen, feedback ontvangen en bepalen of en wat je ermee gaat doen. Dat is gewoon niet altijd makkelijk. Zo kreeg ik bijvoorbeeld als feedback dat samenwerken bij mij soms geforceerd overkomt, alsof samenwerken altijd “moet”. Nu vind ik samenwerken ook heel belangrijk, dus dit raakt me wel. Voordat je het weet, schiet je in de verdediging; “Ja maar, wanneer was dat dan, dat is natuurlijk niet de bedoeling…” Nee. Even ademhalen. Intern herhalen dat jouw collega’s jou willen helpen. En dat je hen vertrouwt.

Want dat is natuurlijk wel een ding, dat vertrouwen. In ons team werken we niet op dagelijkse basis intensief samen, maar we weten dat we allemaal positieve intenties hebben. Bij de discussie is ook een ‘procesbegeleider’ aanwezig, die waar nodig kan ingrijpen als het voor iemand ‘onveilig’ wordt. Openlijk onveilig – in de zin van harde, persoonlijke confrontaties - heb ik zelf nog nooit meegemaakt. Wel de meer subtiele onveiligheid, waarbij je voelt dat jij of je teamgenoten niet het achterste van hun tong laten zien. Te aardig zijn, ‘zachte’ woorden gebruiken en denken voor de ander. Dan zie je bijvoorbeeld als vooral het cijfer 7 voorkomt in een groep. Menselijkerwijs begrijpelijk, denk je in eerste instantie: wees respectvol en koester de harmonie in je team. “Ja, ik moet morgen wel weer met hem werken”, hoor ik weleens. Maar laten we wel wezen: harmonie betekent niet dat je alles moet laten gaan. Harmonie is ook: niet óver de ander praten maar mét de ander. Dat is trouwens een hele handige regel die ik zelf gebruik: wat ik nu over deze persoon vertel, durf ik dat ook rechtstreeks tegen hem of haar te zeggen? Is het antwoord nee, dat moet ik echt eens even bij mezelf te rade gaan). Harmonie is in mijn optiek vertrouwen in jezelf en in je team, dat wat niet goed gaat of beter kan, altijd besproken kan worden met de intentie om te verbeteren. Ook al is dat moeilijk.

Meestal zag ik dat de eigen beoordeling in de pas liep met de beoordeling door de collega’s. Een enkele keer niet: dat is een prima aanleiding voor gesprek. Wij kregen bijvoorbeeld een uitgebreide discussie over wat een goede samenwerking nu eigenlijk is en hoe dat werkt als je elkaar niet elke dag nodig hebt om je werk goed te doen.

Van feedback naar beoordeling
Bij Garansys is er vorig jaar voor gekozen om bij de teamfeedback het oordeel van het management te laten meewegen. Dit jaar is de teamfeedback zo rechtstreeks mogelijk vertaald naar mijn beoordeling en die van collega’s (onvoldoende t/m uitstekende beoordeling). Hoewel ik mij prima kon vinden in mijn beoordeling en het juist vind om de mening van het team doorslaggevend te laten zijn, denk ik dat hier zeker nog wat te leren valt. Wat doe je bijvoorbeeld als een team uitsluitend zeer positieve feedback en hoge cijfers geeft aan elkaar? Is dat dan een heel goed team? Of is de teamvolwassenheid/veiligheid juist lager? Hoe laten we de teamprestaties meewegen? Of wat als een team de lat hoog legt en daardoor elkaar lagere beoordelingen geeft?

Die vragen staan nog open. Hopelijk maken we hier volgende keer weer een stap in. In de nazit van de feedback sessie, gaven mijn teamgenoten aan allemaal input te hebben gekregen waar ze iets mee gaan doen en dat ook vastgelegd te hebben in een a4-tje. Voor mijzelf was de team-feedback waardevol. Ik heb dingen gehoord waar ik me totaal niet van bewust ben en waar ik wat mee kan. Ik heb energie gestoken in mijn collega’s door zo goed mogelijk feedback te geven en ik hoop dat we als mens en als team rijker geworden zijn.

Mijn drie tips voor feedback:

  1. Zie feedback als teken van respect en om van te leren
  2. Laat het feedback proces faciliteren (voor veiligheid en scherpte)
  3. Durf kritisch te zijn en sta open voor de kritiek van een ander


Marjon Vermeulen werkt als Managing Consultant bij Garansys

 

Bron:      Dec 19, 2017

Logo