SparkLogo

Onze klanten

#Pincvision #Software-ontwikkeling

Pincvision

Image

Systeem export documenten

Image
Multinationals als Cisco, Oracle, Danone en Hugo Boss zijn allemaal klant bij het Nederlandse Pincvision. Deze compliance-expert in grensoverschrijdend handelsverkeer zorgt ervoor dat de producten van hun klanten voorzien zijn van de juiste, gelegaliseerde exportdocumenten. Een onzichtbaar proces achter de schermen, maar essentieel om producten op tijd bij de klant te krijgen. Dit specifieke proces voor exportdocumenten wordt uitgevoerd middels de eigen ontwikkelde oplossing “Export Documents in Control”, die eind 2013 sterk verbeterd en volledig geautomatiseerd is. Daardoor kan Pincvision eenvoudig opschalen en is het proces nóg sneller en betrouwbaarder.
 
Van leverancier naar klant via EDiC
Het basisprincipe is eenvoudig: Export Documents in Control (EDiC) ontvangt elke dag via diverse kanalen (e-mail, ftp, webservice, csv) gegevens van honderden facturen uit de systemen van de klanten en zet deze op de ‘digitale bus’. Het systeem leest de gegevens in en toetst deze op basis van internationale regelgeving, gevoed door de expertise van Pincvision. Vervolgens reizen de documenten en aanvragen langs autoriteiten als de Kamer van Koophandel en SGS (wereldleider certificering) voor een kort digitaal bezoek. Beschikken de documenten over de juiste goedkeuringen, dan worden ze geprint op locatie bij de klant of bij Pincvision. Indien het vereist is, regelt Pincvision ook de stempels en handtekeningen bij de ambassade en/of het ministerie van Buitenlandse Zaken. Om de documenten vervolgens naar ieder door de klant gewenste adres te versturen, wereldwijd.
 
Complex systeem met externe koppelingen
“Het is een uniek systeem geworden”, vindt Edwin Kampshoff, ervaren IT-consultant en sinds 2012 Manager IT bij Pincvision. “Pincvision heeft een visiedocument opgesteld waaraan de oplossing Export Documents in Control diende te voldoen. De IT-experts van Pincvision hebben op basis daarvan een logische applicatie architectuur ontworpen waarbij Garansys meedacht over de technische oplossing en het systeem bouwde. Een gezamenlijke prestatie dus.”
 
De softwarecomponenten als .Net, SQL Server, Biztalk en het standaardpakket ABBYY (voor het herkennen en inlezen van handelsfacturen) zijn allen ‘proven technology’. Het zijn de koppelingen met externe systemen van bijvoorbeeld de Kamer van Koophandel, SGS en UPS en de eisen aan een volledige automatische afhandeling die de oplossing complex maken. Niet alleen op technisch gebied, maar ook qua samenwerking met externe partijen. Een certificerende instantie moet tenslotte ook een directe koppeling op hun systeem mogelijk maken.’
 
“Wij kozen bewust voor Garansys, omdat zij duidelijke afspraken maakten en garanties durfden te geven.”

De overgang op het volledig geautomatiseerde systeem, gehost in een Azure Cloud-oplossing, vroeg om 100% partnership en commitment. Garansys en Pincvision maakten daarom afspraken met elkaar over de tijd en datum van oplevering. Edwin: “Wij gingen over op een volledig nieuw systeem voor één van de belangrijkste processen in onze organisatie. Ik vind het een goed uitgangspunt om daar een gezamenlijke verantwoordelijkheid in te nemen en daar ook consequenties aan te verbinden naar elkaar.” Directeur Edo Bosga koos om die reden bewust voor Garansys als partner.

Handmatige correcties leidden tot ‘penalty’
De klanten van Pincvision hebben niets gemerkt van de overgang, maar Edo en Edwin waren pas na een paar maanden ‘meer dan tevreden’ met Export Documents in Control. Edwin: “De koppelingen waren dusdanig complex dat Garansys in het begin processen af en toe handmatig moest ondersteunen en corrigeren. Garansys heeft hierdoor ook de zogenoemde ‘penalty’ uitgekeerd, namelijk een deel van het offertebedrag. Dat was de afspraak en staat los van onze uiteindelijke tevredenheid. Ondanks dat het niet helemaal verliep zoals gepland heeft Garansys alle zeilen bijgezet en is de belofte alsnog waargemaakt.”

 
“Garansys verzorgt nog steeds releases voor ons in een hecht partnership.”

 
Groeipotentie: in aantallen, landen en sectoren
Export Documents in Control draait al geruime tijd met succes. De bewerkingstijd per document is aanzienlijk verlaagd, de leverbetrouwbaarheid verhoogd en de transactie- en licentiekosten zijn behoorlijk gedaald. “Onze klanten zijn merkbaar tevreden,” vertelt Edo. De geautomatiseerde inrichting van Export Documents in Control biedt bovendien groeikansen. “We kunnen snel opschalen bij grotere volumes, omdat we niet afhankelijk zijn van extra mensen of licenties. In de cloud kun je gemakkelijk uitbreiden. Daarnaast onderzoeken we andere groeimogelijkheden. Nieuwe landen, sectoren, regelgeving en autoriteiten. Export Documents in Control is er in elk geval klaar voor.” 

Bron: Marlette van den Bergh      Oct 05, 2016

Logo