Waar let je op bij het digitaliseren van je IT-landschap?

Digitaliseren en automatiseren. In de praktijk worden ze vaak in één adem uitgesproken. “Toch is er een belangrijk onderscheid tussen deze twee termen,” legt Robin uit,  “want bij automatiseren ligt de focus op het automatiseren van je werkproces met als doel de productiviteit te verhogen. Met digitaliseren praten we ook over automatiseren, maar daarnaast maak je het proces efficiënter. Met als doel om je als bedrijf te kunnen onderscheiden ten opzichte van je concurrenten. Om die reden is het voor organisaties van cruciaal belang om op de verschillende assen (omzet, kosten en medewerkerstevredenheid) te kijken naar manieren om de processen dusdanig te digitaliseren, volgens de nieuwste trends. Bij Garansys doen we dit altijd vanuit de Microsoft-stack.”

Een belangrijke stap is volgens Robin om eerst je organisatie goed in kaart te brengen. “Vanuit Garansys gaan we te werk met een Business Model Canvas waarin je inzichtelijk maakt wie je concurrenten zijn, wat jouw onderscheidend vermogen is ten opzichte van deze concurrenten en wat je missie en visie zijn.”

Vanuit dit vertrekpunt kom je daarna pas bij het punt van het digitaliseren van de processen. En daar komt volgens Robin vooral de achterliggende gedachte van de Theory of Constraints van managementgoeroe Eliyahu Goldratt naar voren, oftewel TOC. Deze knelpuntentheorie vormt de basis van onze werkwijze: “Belangrijk is om dan een deelproces inzichtelijk te maken door daar een analyse op te maken. Je kijkt naar het proces en brengt de bottlenecks in kaart, je kunt TOC daarin goed gebruiken om te bepalen wat de grootste bottleneck is, daarmee begin je. Daarna zou ik verder gaan met in kaart brengen van hoe het huidige proces is en hoe we dat nu gaan digitaliseren.”

“Op basis daarvan zal je, wanneer je stappen wilt zetten als het gaat om digitalisering, een businesscase moeten maken”, geeft Robin aan. “Enerzijds breng je dan de kosten in kaart en kijk je naar de kwantitatieve aspecten, oftewel de cijfers. Dit is wat de investering is en dit zijn de opbrengsten. Maar belangrijk is om ook een kwalitatieve kant in jouw businesscase op te nemen. Stel, je bent een organisatie die op dit moment gebruikmaakt van een standaard softwarepakket. Wanneer je een kleine speler bent en een wijziging zou willen maken in dit pakket, komt jouw verzoek ergens onder op de stapel. Dan kan het zo zijn dat je als organisatie weer meer aan het stuur wilt staan om te bepalen welke kant het opgaat. Dat is een kwalitatieve requirement en dit kan je niet zozeer in geld of cijfers uitdrukken. Wij willen een oplossing waarin we meer betrokken zijn bij de ontwikkeling en grip hebben op welke kant de applicatie op beweegt. Dan heeft die organisatie dus een kwalitatief argument om te kiezen voor bijvoorbeeld een meer maatwerkproduct.”