Waarom Udea nog altijd een maatwerk ERP heeft

Hoe hebben jullie het nu ingericht als het gaat om software?

Vandaag de dag hebben wij in de kern van de bedrijfsvoering altijd nog enkele componenten maatwerk zitten. Veel nieuwe functionaliteit is afgelopen jaren ondergebracht in standaard oplossingen. We hebben een zogenaamd “Best of breed” applicatie landschap. Een tijd terug hebben we getracht ons steeds complexere landschap te willen vereenvoudigen met een standaard ERP-oplossing, centraal in onze organisatie. Het zou Udea schaalbaarder en minder complex moeten maken. De standaard ERP-oplossing zou functionaliteiten over moeten nemen van losse softwarepakketten die we door de jaren heen hadden geïntegreerd. Technologisch zouden wij altijd bijblijven door continu de laatste updates van het platform te ontvangen. Deze updates hadden zowel betrekking op technologie alsook nieuwe functionaliteiten in de oplossing.  De gedachte was ons te conformeren aan de geldende standaarden en onze processen hierop af te stemmen. Gaandeweg het traject kwamen we toch tot de conclusie dat de concessies die we moesten doen te groot waren en de standaardoplossing onvoldoende in staat leek om onze dagelijkse processen te ondersteunen. Er zouden alsnog veel extra (maatwerk) software onderdelen omheen moeten komen om het proces volledig te ondersteunen. Dit traject is uiteindelijk niet doorgezet. Dit heeft voor een deel te maken met de extra vereisten en de dynamiek die Food & Retail met zich meebrengt. We hebben ondervonden dat ons originele vertrekpunt niet haalbaar bleek.

Kun je dit iets meer toelichten?

De implementatie van een ERP-oplossing is een enorm ingrijpende, complexe en kostbare operatie. Om een branche onafhankelijk standaard ERP in de markt te kunnen zetten, lijkt hetgeen dat overblijft van een dergelijk product beperkt qua functionaliteit. Je zal alsnog op zoek moeten naar een additionele applicaties met de benodigde functionaliteit. Daar bovenop komt ook nog dat marktomstandigheden sneller veranderen dan ooit tevoren. Flexibiliteit en wendbaarheid krijgen daarmee een groter belang waarmee rekening moet worden gehouden in je applicatielandschap.
 

Kan je hier een voorbeeld van geven?

We zijn veeleisend als het gaat om artikelinformatie, onze magazijnoperatie en ook aangaande het bestellen van groenten en fruit. Deze vraagstukken pasten allemaal te beperkt in een standaard ERP.

Iets waar we niet uniek in zijn aangezien ik bij diverse branchegenoten dezelfde vraagstukken terug zie komen.

Allemaal zijn ze zoekende naar een optimale mix tussen standaardisatie en flexibiliteit. Er ontstaat alsnog een complex en divers landschap van softwarepakketten om een standaard ERP heen.

Ben je tot nu toe nog tevreden met je keuze?

In de kern hebben wij dus uiteindelijk nooit de overstap gemaakt naar standaard ERP-software. Qua complexiteit en eenvoud gingen we er niet op vooruit. We houden uiteraard de markt in de gaten en bekijken nu hoe die zich ontwikkelt.

Kan je uitleggen waarom dit zo specifiek in de Food & Retail is?

Food en Retail kent enkele specifieke eigenschappen. Hogere volumes, snellere doorvoertijden, houdbaarheid, diversiteit aan artikelen met specifieke kenmerken, seizoensinvloeden en wet- en regelgeving. Dat maakt het een complexe puzzel dit goed te ondersteunen.

Welke redenen zag je destijds wel om voor standaard ERP-software te kiezen?

We waren in de veronderstelling ons applicatielandschap te kunnen vereenvoudigen en tevens onze processen te kunnen standaardiseren. Organisaties hebben moeite met de snelheid van ontwikkelen en willen graag meeliften op standaarden waar vele bedrijven hun inbreng al reeds hebben gegeven. De belofte om technologisch en functioneel bij te blijven is iets waar veel bedrijven op instappen. Dat geeft een organisatie een bepaalde mate van zekerheid. In de kern heb je dan één of enkele product(en) waar je processen optimaal ondergebracht zijn. Er zijn vast en zeker branches waar dit wel mogelijk is echter lijkt dit voor ons op dit moment niet het geval.

Welke redenen zie je om voor maatwerk te kiezen?

Bij maatwerksoftware heb je meer grip op waar je op wil ontwikkelen. Wat je laat ontwikkelen is specifiek voor jou en het ondersteunt je bedrijfsproces.

Werkt standaard überhaupt binnen jullie branche?

Er zijn voorbeelden van branche partijen die overgestapt zijn op een standaard (cloud) ERP. Wel met de eerdergenoemde hoeveelheid extra functionaliteit in randsystemen. In hoeverre die partijen in staat zullen zijn om mee te gaan met de updates en laatste ontwikkelingen zal de toekomst uit moeten wijzen. We houden deze ontwikkelingen zeker in de gaten. Een dergelijke implementatie vergt veel voorbereiding en zorgvuldigheid, aangezien de dagelijkse operatie gewoon doorgaat. Tegenwoordig zijn er ook leveranciers die ERP-oplossingen aanbieden met een andere propositie. Het up-to-date houden van de technologie wordt door die partijen gegarandeerd, maar bieden daarbij wel de flexibiliteit van maatwerk ontwikkeling. Dat zijn ook ontwikkelingen die we volgen.

Garansys gaat de komende periode in gesprek met diverse IT-verantwoordelijken als het gaat om standaard- en maatwerksoftware. Wat maakt dat zij kiezen voor een standaard- of maatwerkoplossing? Mocht je willen sparren over wat voor jouw specifieke situatie geschikt zou zijn, kan je altijd contact met ons opnemen.