Maritiem
Het verder stroomlijnen van de processen van Vertom
Gemakkelijk rapporteren en gerichter offreren dankzij één extra module
Vertom Agencies treedt op als scheepsagent voor reders en bevrachters. Ze zorgen ervoor dat schepen vlot Europese havens kunnen binnenkomen en verlaten. Garansys bouwde in de afgelopen jaren al een applicatie die dit proces ondersteunt. Onlangs voegden we daar een nieuwe module aan toe: Portlog. Deze module zorgt ervoor dat alle belangrijke details tijdens de reis gestructureerd worden vastgelegd. En dat heeft zo zijn voordelen. Business analist van Garansys Wim Kunz vertelt.
Gemakkelijker en sneller registreren
“Vertom regelt alles voor het transport van A naar B. Als agent zijn ze daarbij verplicht om de eigenaar van de vracht op de hoogte te houden van elke beweging. Echt van minuut tot minuut”, benadrukt Wim. “Van de ligplaats en het tijdstip waarop het schip binnenkomt tot wat en wanneer er precies gelost wordt. Maar bijvoorbeeld ook hoe het schip vastgelegd werd, wie er aan boord komt, wanneer het ging regenen, de tijd dat het schip stilligt, noem maar op. De registratie van al die gegevens is enorm veel werk. Met de module die we ontwikkelden gaat dit gemakkelijk en snel.”
Zo werkt Portlog
De Portlog tab is ingedeeld in een aantal blokken. Als eerste is dit ‘arrival’. Gekoppeld aan dit blok zijn een aantal events, bijvoorbeeld wanneer het anker gedropt is en het schip vastgelegd werd. Zo heb je voor elke categorie een blok. Portlog helpt je van alle events die zich binnen dit blok voordoen belangrijke informatie te registreren, de tijdstippen bijvoorbeeld. Vervolgens kun je naar de tab ‘report’ gaan om een selectie uit de informatie te versturen naar geïnteresseerde partijen. Daarna houdt Portlog uiteraard ook bij wat naar wie verzonden is.
Eenduidig communiceren
Wim vervolgt: “Voor gebruikers werk het heel eenvoudig. Ze klikken op ‘nieuwe mail’ en kiezen de groep waar het naartoe moet. Het systeem weet dan welke templates hiervoor nodig zijn. Je wordt zo vanzelf langs alle noodzakelijke stappen geleid. Dit heeft nog een belangrijk voordeel: Vertom kan nu ook eenduidig met de buitenwereld communiceren, zonder dat er een detail wordt gemist.”
Nog gerichter offreren
Voor elke doelgroep kan Vertom templates in Portlog aanmaken. Wim licht toe: “Zo zorgden we ervoor dat steeds automatisch de data uit rapportages worden gepikt die voor een doelgroep belangrijk zijn. Consistent rapporteren aan verschillende partijen is daardoor aanzienlijk gemakkelijker.
“Het geld moet vooral gaan zitten in onderdelen waar gebruikers echt iets aan hebben.”
Efficiënt helpen investeren
Om te kunnen zorgen voor een naadloos passende oplossing, zoals Portlog, is het volgens Wim vooral belangrijk dat het probleem helder is. “Alles wat we maken moet aan de oplossing daarvan bijdragen. We zijn er dus ook altijd eerlijk over als we functionaliteiten tegenkomen waar een klant in onze ogen beter níet in kan investeren”, zegt hij met klem. “Het geld moet vooral gaan zitten in onderdelen waar gebruikers echt iets aan hebben.”
Overzicht dankzij een backlog
Als de wens van een klant helder is stelt Wim met zijn afdeling een backlog op. “Dit is een overzicht, hoog over, van alles wat we gaan doen”, legt hij uit. “Vervolgens kijken we met de opdrachtgever wat prioriteit heeft. Daarna zet ik onderdeel voor onderdeel om in user stories in overleg met de product owner bij de klant. User stories zijn beknopte documenten waarin precies staat wat de ontwikkelaar bij Garansys moet maken. Voor de product owner is dit meteen een mooie laatste check of we hem goed begrepen hebben.”
Het voordeel van werken in sprints
Voor de realisatie van een module als Portlog werkt het team bij Garansys in sprints van twee weken. Wim: “Bij elke stap pakken we steeds eerst de zaken met de hoogste prioriteit op. Aan het eind van een sprint demonstreren we aan de klant wat we gedaan hebben. Daarna spreken we door wat er tijdens de volgende sprint aan bod komt. Dit proces herhaalt zich tot de klus geklaard is. Het fijne van het werken in deze sprints is dat er tussentijds altijd direct bijgestuurd kan worden als dit nodig is.”
De punt op de i: het design
Volgens Wim is niet alleen de performance van een applicatie belangrijk, maar ook de gebruiksvriendelijkheid en het design. “Daarom lieten we bij de ontwikkeling van de module voor Vertom een designer aanhaken van onze zusteronderneming Creates. Vormgeven blijft namelijk een vak apart. De designer zorgt ervoor dat wat we ontwikkelen goed smoelt. Ook dat telt namelijk.”
Meer weten? Neem contact op!
Michiel Leenaers
Business Development Director
06-14688177
m.leenaers@garansys.nl