Digitale vermoeidheid

Wat is digitale vermoeidheid?

Digitale vermoeidheid is een term waarmee aangegeven wordt dat je zintuigen overladen zijn door digitale prikkels, met als gevolg vermoeidheidssymptomen die in het ergste geval kunnen leiden naar een burn-out. Dit komt deels door de manier waarop mensen gewend zijn met elkaar te communiceren en deels door de manier hoe we onze communicatie tools gebruiken.

Als we met elkaar communiceren gebeurt er veel meer dan alleen maar gesprekken voeren. Je ogen scannen continu je gesprekspartner, op zoek naar tekenen van emotie. Je ogen scannen het lichaam van je gesprekspartner: Wat is de lichaamshouding? Wat doen de armen en handen? Hoe is je gesprekspartner gekleed? Misschien zelfs wel hoe ”voelt” de sfeer? En ondertussen filtert je brein de stroom aan geluid op zaken die voor jou als “belangrijk” worden geacht en filtert het de visuele stroom zodat je niet afgeleid wordt van iets dat er op de achtergrond gebeurt. Maar ook andere zintuigelijke input wordt gefilterd: Is het koud? Wat ruik ik? Wat gebeurt er achter me?

Zo hebben we geleerd te communiceren. En in het licht van nu is dat natuurlijk heel anders.

Microsoft deed onderzoek

Wat zijn nu de oorzaken van digitale vermoeidheid? Microsoft zocht het uit. )1 Want het is niet alleen maar het staren naar een scherm dat dit veroorzaakt:

• 1/3 van thuiswerkers geeft aan dat hun gezondheid negatief is beïnvloed door het wegvallen van grenzen tussen werk en privé
• 30% van alle informatiewerkers en eerstelijns medewerkers geven aan dat door de pandemie het gevoel van een naderende burn-out is gestegen
• Oververmoeidheid door video overleggen is een heus gevaar
• Één op de 5 managers geeft aan zich zorgen te maken over de gezondheid van zijn personeel

)1 Deze gegevens komen uit de Microsoft Ignite sessies te vinden op https://ignite.microsoft.com en zijn gebaseerd op mondiale data, lokale gegevens kunnen afwijken

Anders te communiceren

Het is van belang dat we leren om anders met elkaar te communiceren. Fysiek doen we dat al:

• We houden afstand
• Dragen tijdens gesprekken een mondkapje
• Letten meer op de overige non-verbale signalen (handen, lichaamshouding, de ogen)

Ook digitaal zal er wat moeten veranderen. Bedrijven en organisaties zijn door de pandemie min of meer gedwongen om versneld hun werknemers te kunnen faciliteren in het thuiswerken, waardoor IT-ers versneld de digitale werkplek geschikt moesten maken voor thuiswerkers. Maar dat is slechts de tooling. Thuiswerkers moesten zelf de standaarden gaan vinden in hoe om te gaan met het nieuwe thuiswerken. Wat kan je met de digitale hulpmiddelen om je werk te blijven uitvoeren? Ook dit kan stress opleveren bij de werknemer.

Meer natuurlijk

Het is van groot belang dat medewerkers balans houden of krijgen in werk en privé. Maak vooral duidelijke grenzen tussen werk en rust momenten en hou je hier ook aan. Ga ook bewuster om met het gebruik van je digitale tools. Hier een aantal handreikingen daarvoor:

• Voorkom dat vergaderingen langer dan 30 minuten duren
• Bouw 15 minuten iets anders in, voor je weer naar je on-line meeting gaat
• Plan rustmomenten in tussen de vergaderingen en overleggen
• Sommige apps zoals Microsoft Teams en Microsoft Outlook voorzien hierin door aanbevelingen te doen over de agenda invulling voor overleggen en vergaderingen. Microsoft Teams geeft;
• Suggesties voor overleggen die te kort na elkaar worden ingepland
• Suggesties voor het inplannen van “rust momenten”
• En analyses over je gebruik van de apps en je gedrag in de vorm van Microsoft My Analytics)2
• Zorg voor heldere afspraken tijdens het online vergaderen
• Het houden aan etiketten geven duidelijkheid en mag en kan in een online meeting, zoals;
• Niet door elkaar heen praten
• Handopsteken in online meetings
• Vragen stellen via Chat
• Maak in Microsoft Teams gebruik van de together mode i.p.v. de gallery mode

Figuur 1: Together mode

vs

Figuur 2: Gallery mode

Together mode (Samen modus) is een manier hoe Microsoft diverse groepen in Teams samenbrengt. Wat is de Together mode? Dat is een meer natuurlijke manier van werken, die minder hersensinspanning vereist tijdens onlineoverleg. Vanaf 3 tot maximaal 50 personen kunnen op deze manier worden weergegeven. De zintuigen worden dan niet afgeleid door wat er op de achtergrond gebeurt en mensen krijgen geen nieuwsgierigheid impuls voor hoe iemands huis eruitziet. Het is bewezen effectief in het omlaag brengen van cognitieve (over)belasting volgens klinische studies van Microsoft. Zie onderstaand plaatje waar dit gevisualiseerd wordt.

Dit jaar verwacht Microsoft meerdere virtuele locaties beschikbaar te stellen voor meer natuurlijke omgevingen en groepen. Zoals een huiskamer setting en een kantoor- of overlegruimte setting. Dit is slechts een kleine greep van wat je kan doen om het gevoel van digitale vermoeidheid te verminderen.

Hybride werkplek met Microsoft Teams

Nu we toch bezig zijn: Microsoft komt met de term Hybride werkplek. Dit is een samenvloeiing van de kantoor werkplek, de thuiswerkplek en de digitale werkplek. Op de hybride werkplek vervallen de grenzen tussen kantoor werkplek (je eigen bureau, stilte werkplek of vergaderzaal), thuiswerkplek (Werkkamer, keukentafel of zolderkamer) en de digitale werkplek (je computer, laptop of mobiele apparaten en de apps die je gebruikt om te communiceren). De gedachte is dat je nagenoeg naadloos tussen deze omgevingen kan bewegen en gebruik kunt maken van alle faciliteiten die alle drie de werkplekken te bieden hebben.

Microsoft Teams speelt hierbij een belangrijke rol. De laatste versie van teams is helemaal bijgewerkt om, om te kunnen gaan met de spanningen die de pandemie met zich meebrengt en hoopt zo bij te dragen aan een fijnere digitale ervaring. Denk aan samen werken aan documenten, het houden van overleggen en vergaderingen en offline werken. En dat kan thuis, onderweg of op kantoor.